Ya sabes qué es un chatbot para eventos y entiendes por qué cada vez más promotores lo usan. Ahora viene la parte práctica: cómo montarlo para tu próximo festival sin que te lleve semanas ni requiera un equipo técnico.
Esta guía está pensada para promotores que tienen un festival entre manos y necesitan automatizar parte de la atención sin perder calidad. No teoría. Pasos concretos, con ejemplos reales y un checklist que puedes aplicar desde hoy.
Los 7 pasos en resumen:
Tiempo estimado: una tarde si tienes la info organizada. 2-3 semanas si empiezas desde cero.
La objeción más frecuente que escuchamos de promotores es: “suena bien, pero no tengo tiempo para ponerme a configurar otra herramienta”. Es comprensible. Estás gestionando artistas, producción, sponsors, ventas, y alguien te dice que además montes un chatbot.
La realidad es que configurar un chatbot hoy no se parece en nada a lo que era hace tres años. No necesitas programar, no necesitas diseñar flujos de conversación complicados, y no necesitas un equipo técnico. Con plataformas actuales, puedes tener un chatbot operativo en una tarde si ya tienes la información de tu evento organizada. Si no la tienes, este proceso te ayudará a ordenarla (lo cual ya vale la pena por sí solo).
¿Cómo es posible? Porque los chatbots con IA actuales aprenden directamente de documentos. Subes un PDF con la info de tu festival (horarios, normas, mapa, FAQ, artistas, servicios) y el chatbot ya sabe responder. Sin árboles de decisión. Sin programar reglas. Subes el documento, pruebas, y lanzas.
Dicho esto, hacerlo bien requiere algo de preparación. No mucha, pero sí la correcta. Eso es lo que vamos a ver paso a paso.
Lo segundo que debes tener claro: un chatbot no reemplaza a tu equipo. Lo que hace es filtrar el ruido para que tu equipo pueda dedicar tiempo a lo que realmente importa. Si ahora mismo tu equipo responde 20 veces al día “¿a qué hora abrís puertas?” o “¿puedo entrar con silla de camping?”, esas consultas pueden resolverlas un chatbot. Las consultas complejas seguirán llegando a tu equipo, pero llegarán menos y mejor filtradas.
Abre tu bandeja de entrada de Instagram, tu correo, los mensajes de WhatsApp del año pasado. Si usas un CRM para eventos, revisa el histórico de conversaciones. Si no tienes nada de eso, pregúntale a la persona de tu equipo que gestiona redes sociales o atención.
¿Qué preguntan una y otra vez?
Haz una lista. Literal: abre un Google Doc y empieza a apuntar. En la mayoría de festivales, las 20 consultas más frecuentes cubren entre el 60% y el 80% de todo lo que te preguntan.
Tienes la lista de las 20 consultas. Ahora toca preparar las respuestas.
No hace falta que escribas en formato técnico ni uses lenguaje rebuscado. Escribe como le responderías a alguien por WhatsApp. Claro, directo, con la información exacta que necesita.
Crea un documento (Google Doc, Word, PDF) con toda la información de tu festival estructurada por bloques:
Información general:
Entradas:
Servicios del festival:
Accesibilidad:
Horarios del cartel:
FAQs específicas de ediciones anteriores:
Este documento será la “memoria” de tu chatbot. Cuanto más completo, mejor responde.
Si tu festival es familiar, usa un tono cercano y tranquilizador. Si es un festival de música electrónica, puedes ser más informal. Si tu público es internacional, prepara el contenido en inglés también (o en los idiomas que más te pregunten).
No todos los canales funcionan igual para todos los festivales. Depende de dónde esté tu audiencia y cuándo te preguntan.
Tu web es donde la gente busca información antes de comprar entrada. Si alguien googlea “horarios festival X”, llega a tu web. Si tiene una duda y encuentra un chatbot que le responde al instante, la probabilidad de que compre sube.
Un chatbot con IA en la web cubre a todo el que llega por búsqueda orgánica, anuncios o redes sociales. Es la base.
Si tu público es español y tiene más de 25 años, WhatsApp es tu canal. La gente está acostumbrada a resolver todo por ahí. Puedes poner un botón en tu web que abra WhatsApp con el chatbot, o compartir el número en redes.
Ventaja: las conversaciones quedan guardadas. Si alguien te preguntó algo hace una semana, puede volver a abrir el chat y encontrar la respuesta.
Si tu festival es de música urbana, electrónica o indie, y tu público tiene entre 18 y 30 años, Instagram es donde vas a recibir el 70% de las consultas. Integra el chatbot directamente en los DMs.
Si tu festival tiene app propia (porque es grande, varios días, con cartel dinámico), integra el chatbot ahí. Pero si no tienes app, no montes una solo por el chatbot. No merece la pena.
Cuando lo tengas rodado, expande al resto si tiene sentido.
Aquí es donde la cosa se pone técnica. Pero menos de lo que parece.
Existen dos tipos de chatbots: los basados en flujos (árbol de decisiones: “si preguntas A, respondo B”) y los basados en IA (entienden lenguaje natural y responden desde una base de conocimiento).
Para un festival, lo que mejor funciona es un chatbot con IA que pueda entender preguntas en lenguaje natural. Porque nadie escribe “horario apertura puertas”. La gente escribe “a que hora abris mañana” o “cuando empieza”.
Plataformas modernas como Nevent te permiten subir el documento que preparaste en el Paso 2 (el PDF o Word con toda la info de tu festival) y el chatbot aprende de ahí. No tienes que programar nada.
El proceso:
Esto puede estar listo en un día. Literal.
Hay consultas que el chatbot no debe resolver solo. Configura triggers para que, si detecta ciertas palabras o temas, derive la conversación a tu equipo:
En plataformas integradas con CRM, estas derivaciones generan un ticket automático con el contexto de la conversación. Tu equipo recibe la consulta con todo el historial, no empieza de cero.
El chatbot habla en nombre de tu festival. Define si el tono es formal, cercano, divertido. La mayoría de festivales funcionan bien con un tono cercano pero profesional:
❌ “Le informamos que el horario de apertura de puertas es a las 18:00 horas” ✅ “Abrimos puertas a las 18:00h. ¡Te esperamos!”
Algunos chatbots te permiten configurar esto en los ajustes. Si no, ajústalo en el documento base que subes.
Una semana antes del evento, el chatbot debería estar funcionando. Pero no lo lances al público todavía.
Reúne a tu equipo (o al menos a 3-4 personas que conozcan bien el festival) y pídeles que hablen con el chatbot como si fueran asistentes. Que pregunten de todo:
Anota todo lo que falla o responde raro.
Revisa las conversaciones del testing. ¿Qué no funcionó?
Vuelve a probar.
Si tienes tiempo, activa el chatbot en tu web una semana antes del evento. No lo anuncies en redes. Solo quien entre a tu web lo verá.
Monitoriza las conversaciones. ¿Qué preguntan? ¿El chatbot responde bien? Ajusta sobre la marcha.
Llegó el día. Activa el chatbot en todos los canales que elegiste (web, WhatsApp, Instagram).
Publica en redes que tienes un chatbot disponible 24/7 para consultas. Pon el link en tu bio de Instagram, en Stories, en posts fijados.
Ejemplo de copy para redes: “¿Dudas sobre horarios, accesos o servicios del festival? Nuestro chatbot te responde al instante, 24/7. Pregúntale lo que necesites 👇 [Link al chat]“
El primer día del festival es cuando más consultas vas a recibir. Monitoriza el chatbot cada pocas horas:
Si detectas algo, ajusta rápido. La ventaja de los chatbots con IA es que puedes actualizar el contenido en caliente y los cambios se aplican en minutos.
Aunque el chatbot responda el 70% de las consultas, tu equipo debe estar disponible para lo que llegue derivado. Especialmente el primer día.
Pasó el festival. Ahora toca revisar qué funcionó y qué no.
El documento que usaste para entrenar el chatbot, con todos los ajustes que hiciste durante el evento, guárdalo con la fecha. Es la base para la siguiente edición.
El año que viene solo tendrás que actualizar fechas, horarios y cartel. El 80% del contenido ya lo tienes.
Error 1: Querer automatizarlo todo desde el día 1 Empieza con las 10 consultas más frecuentes. Añade más progresivamente según lo que veas en las conversaciones reales.
Error 2: No actualizar el contenido durante el evento Si cambias un horario pero el chatbot sigue respondiendo con info antigua, generas desconfianza. Usa plataformas que permitan actualizar la base de conocimiento en tiempo real.
Error 3: No revisar las conversaciones reales El chatbot mejora cuando analizas qué preguntan los asistentes de verdad. Dedica 15 minutos al día durante el evento a revisar conversaciones y ajustar respuestas.
Paso 1: Identifica consultas frecuentes
Paso 2: Prepara contenido
Paso 3: Elige canales
Paso 4: Configura chatbot
Paso 5: Prueba antes del evento
Paso 6: Lanza y monitoriza
Paso 7: Analiza y optimiza
La parte difícil de implementar un chatbot no es técnica. Es tener clara la información de tu festival y saber qué consultas llegan una y otra vez.
Si tienes eso, configurar un chatbot es cuestión de días. Si no lo tienes, aprovecharás este proceso para ordenar toda la info de tu evento en un solo sitio. Eso ya vale la pena aunque no uses chatbot.
Herramientas como Nevent facilitan la configuración porque no necesitas saber programar ni diseñar flujos complejos. Subes un documento, entrenas el modelo y pruebas. Pero la clave no está en la herramienta. Está en que conozcas a tu público y sepas qué necesita saber antes, durante y después del festival.
¿Tienes esa información clara? Entonces estás listo para montar tu chatbot.
La implementación básica puede estar lista en 2-3 semanas. La primera semana se dedica a identificar consultas frecuentes y preparar el contenido. La segunda a configurar el chatbot y probar. Una semana antes del evento deberías tener todo funcionando para hacer pruebas con tu equipo.
Depende de dónde esté tu audiencia. Para festivales urbanos y de música electrónica, Instagram funciona muy bien. Para festivales familiares o de público más amplio, WhatsApp. La web es esencial en todos los casos porque cubre a quien busca información en Google. Lo ideal es empezar por web + el canal donde ya tengas comunidad activa.
No, ni debería. Un chatbot bien implementado responde el 60-80% de las consultas repetitivas (horarios, accesos, prohibiciones). Tu equipo se queda con consultas complejas, situaciones especiales y casos que requieren criterio humano. El objetivo no es eliminar personas, sino liberar su tiempo para atender mejor lo que realmente importa.
No. Las plataformas modernas como Nevent te permiten entrenar el chatbot subiendo documentos (PDF, Word) con la información de tu evento. No necesitas escribir código ni configurar flujos complicados. Si sabes preparar un documento con FAQs y la info de tu festival, puedes configurar un chatbot.
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